PROF. DR. EMEL KURTOĞLU ÖZDEŞ KLİNİĞİ

6698 SAYILI KVKK KAPSAMINDA

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

 

 

 

1.  BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI’NIN NİTELİĞİ VE AMACI GİRİŞ

Bu imha politikası Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği olarak, veri sorumlusu sıfatıyla elde ettiğimiz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve/veya anonim hale getirilmesine ilişkin uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

 

Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, stajyerlerimizin, hastalarımızın, ziyaretçilerimizin ve herhangi bir nedenle Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği bünyesinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yürütülmektedir.

 

TANIMLAR

 

Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi
İlgili kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini
Kanun	07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
Yönetmelik	28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini
Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulunu
Kayıt ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası	Klinikin kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı
Veri kayıt sistemi	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini

 

 

ifade eder

2.  BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun şartlarda ve uygun bir kayıt ortamında tutulur.

 

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. Şirket her durumda veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve Kişisel Verileri Koruma Kanununa, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

 

ELEKTRONİK ORTAMLAR

ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR

●    Sunucular ( Yedekleme, e-posta, web, dosya paylaşımı) ●    Yazılımlar ( Klinik Yönetim yazılımları, portal, VERBİS, CRM, ERP) ●    Bilgi Güvenliği Cihazları ( Anti-virüs programı, Günlük Kayıt Dosyaları) ●    Kişisel Bilgisayarlar (Masaüstü, Dizüstü) ●    Mobil Cihazlar (Telefon, Tablet) ●    Optik Diskler (CD, DVD) ●    Çıkartılabilir Bellekler (USB, Hafıza Kart) ●    Yazıcı, Tarayıcı, Fotokopi Makinası ●    Kapalı Sistem Kamera Kayıt Ortamı ●          Tıbbi Görüntüleme Cihazları

●   ●       ●         Kağıt Manuel Veri Kayıt Sistemleri ( Formlar, Ziyaretçi Giriş Defteri, Hasta Kayıt Defteri Vb.) Yazılı, Basılı, Görsel Ortamlar

 

 

ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almakta ayrıca bu konudaki gelişmeleri takip etmektedir.

 

Bu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

 

Teknik Tedbirler

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

 

•           Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.

•           Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.

•           Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.

•           Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.

•           Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

•           Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.

•           Gerektiğinde sağlık verilerine ilişkin olarak veri maskeleme uygulanmaktadır.

•           Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.

•           Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.

•           Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.

•           Özel nitelikli kişisel verilere yazılım aracılığıyla erişildiği durumlarda yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, kullanılan yazılımların güvenlik testleri yazılım sahibi olan kişi veya şirket tarafından düzenli olarak yaptırılmakta, bu durum periyodik olarak takib edilmektedir.

•           Kişisel verilerin fiziki olarak tutulduğu ortamların güvenliğine ilişkin (kilit kullanımı, şifreli kasa kullanımı vb.) gerekli tedbirler alınmaktadır.

•           Özeli nitelikli kişisel veriler fiziki olarak yalnızca kilit vasfını haiz ve erişimin yalnızca hekimde olduğu ortamlarda tutulmaktadır.

 

İdari Tedbirler

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

 

•           Kişisel verilere erişimi olan Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği tüm  çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.

•           Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.

•           Klinik tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır.

•           Kişisel veri güvenliğine ilişkin olarak politika ve prosedürleri belirlenmiştir

•           Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

•           Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

•           Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla Gizlilik Sözleşmeleri imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.

Kurum İçi Denetimi

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği, Kanunun 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin düzenli olarak kurum içi denetimler yapmaktadır.

 

Kurum içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik veya kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar en kısa zamanda giderilir.

 

Denetim sırasında ya da bir şekilde Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve KVK Kuruluna (72 saat içerisinde) bildirir.

 

3.  BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI Saklama Ve İmhaya İlişkin Açıklamalar

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve ikincil mevzuat uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmakta ve imha edilmektedir.

 

Saklama Nedenleri

 

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

 

Buna göre, Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

 

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

 

Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

 

•     6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

•     6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

•     6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,

•     213 Sayılı Vergi Usul Kanunu

•   6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,

•     5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

•     6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

•     4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

•     3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu

•   663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,

•     3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

•     4857 sayılı İş Kanunu,

•     2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu

•   1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu

•   1219 Sayılı Tababe Ve Şubatı Sanatlarının Tarzı İcrasına Daire Kanun

•   İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,

•   Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik,

•   Tıbbi Laboratuvarlar Yönetmeliği,

•   Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik

•   Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği

•   Ayakta Teşhis Ve Tedavi Yapılan Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik

 

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 

Saklamayı Gerektiren İşleme Araçları

 

•   İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek

•   Klinikin ürün ve hizmetlerin sunulması

•   Tıbbi teşhis ve tedavinin yürütülmesi

•   Koruyucu hekimlik faaliyetinin yürütülmesi

•   Sağlık hizmetleri ile finansmanın sağlanması

•   Klinikin hukuki, ticari ve fiziksel güvenliğini sağlamak

•   İç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi

•   Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi

•   Klinikin kurumsal işleyişini sağlamak

•   Ürün ve hizmete ilişkin iletişim kurmak

•   İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek

•   Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak

•   Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi

•   İstatiksel çalışmalar yapabilmek

•   İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü

•   Yasal raporlamalar yapmak

•   Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi

•   İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi

•   Hizmet alım ve satım ile operasyonlarının yürütülmesi

 

İmhayı Gerektiren Sebepler

 

Kişisel Veriler;

 

•   İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

•   İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

•   Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştirdiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması

•   Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,

•   Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikayette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

•   Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamaya haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, Kurum tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

 

 

İMHA YÖNTEMLERİ

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği Kanuna ve ilgili mevzuat ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

 

Silme Yöntemleri

 

VERİ KAYIT ORTAMI	AÇIKLAMA
Sunucularda Yer Alan Kişisel Verileri	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır
Elektronik    Ortamlarda    Yer    Alan Kişisel Veriler	Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yönetici hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler	Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır

 

 

 

 

Yok Etme Yöntemleri

 

VERİ KAYIT ORTAMI	AÇIKLAMA
Fiziksel     Ortamda     Yer	Kişisel	veri	barındıran	optik	ve	manyetik	medyanın	eritilmesi,
Alan Kişisel Veriler	yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi
	işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline

	getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
	Optik   medya   ve   manyetik   medyada   yer   alan   kişisel   verilerden
Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Verilerin Yok Edilmesi	saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik    alana    maruz    bırakılması    suretiyle    üzerindeki    veriler
	okunamaz hale getirilir.

 

 

Anonimleştirme Yöntemleri

 

Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

 

Değişkenleri çıkarma	İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır.     Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.
Bölgesel gizleme	Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.
Genelleştirme	Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.
Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama	Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir.     Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.
Mikro birleştirilme	Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.
Veri karma ve bozma	Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 

Saklama Süreleri

 

VERİ SAHİBİ	VERİ KATEGORİSİ	VERİ SAKLAMA SÜRESİ
Çalışan	İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri	Hizmet akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl, hukuki bir süreç işliyorsa süreç sona erene kadar muhafaza edilir.
Çalışan	İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri	Hizmet akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl, hukuki bir süreç işliyorsa süreç sona erene kadar muhafaza edilir
Çalışan	İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler	Hizmet akdinin sona ermesinden itibaren 10 yıl, hukuki bir süreç işliyorsa süreç sona erene kadar muhafaza edilir
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman	İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile Şirket arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri	10 yıl süre ile saklanır.
Çalışan Adayı	Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler	En fazla 3 yıl saklanır.
Stajyer(öğrenci)	Stajyer’e ait staj dosyasında yer alan bilgiler	Stajın sona ermesinden itibaren 10 yıl, hukuki bir süreç işliyorsa süreç sona erene kadar muhafaza edilir
Ürün ve Hizmet Alıcısı (Hasta)	Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, TC vatandaşı olmayanların pasaport numarası veya geçici T.C. kimlik numarası, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hal, cinsiyet, anne baba adı, nüfus cüzdanı seri no, sıra no, aile sıra no vb. gibi kimlik verileri, telefon numarası, adres gibi iletişim verileri, kan grubu gibi sağlık verileri, avuç içi gibi biyometrik verileri, sigorta	Özel Hastaneler Yönetmeliği gereği en az 20 yıl süre ile saklanır. Hukuki bir süreç işliyorsa süreç sona erene kadar muhafaza edilir.

	bilgisi gibi müşteri işlem bilgileri, sağlık verileri
Müşteri/Hasta/Ziyaretçi/Çalışa n vs.	Kamera görüntüleri	3 ay süre ile muhafaza edilir.
Şirketin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar (Tedarikçi, Hizmet Alımı vs.)	Şirketin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar ile Şirket arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, Şirketin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firma çalışanı verileri	Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl süre ile saklanır. Hukuki bir süreç işliyorsa süreç sona erene kadar muhafaza edilir.

 

 

NOT: Kanun ve diğer mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

 

İmha Süreleri

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği Kanun, ilgili diğer mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve bu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

 

İlgili kişi, Kanunun 11. ve 13. maddesine istinaden Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği

başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

 

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

 

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği tarafından Kanunun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak ret edilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 (otuz) gün içinde yazılı olarak ya da uygun yöntemlerle bildirilir.

 

PERİYODİK İMHA

 

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri bu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir. Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği’nde her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemleri yapılacaktır.

İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.

 

Teknik Tedbirler

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği;

 

•           Bu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.

•           İmha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.

•           İmha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.

•           İmha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder veya gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.

İdari Tedbirler

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği

 

•           İmha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.

•           Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.

•           Teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.

•           İmha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.

•           Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere süresiz saklar.

 

4.  BÖLÜM: SORUMLULUKLAR VE GÖREV DAĞILIMI

 

Prof. Dr. Emel Kurtoğlu Özdeş Kliniği tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.